Berikut ini contoh surat penolakan pesanan karena barang sudah tidak tersedia. Kerangka surat ini hanya contoh kasar, yang bisa diubah atau dikembangkan sesuai keperluan.
NAMA PERUSAHAAN
jenis usaha perusahaan
alamat lengkap perusahaan
nomor telepon perusahaan
No: __________ ____ (tanggal) ____
Kepada : Yth. nama dan jabatan
alamat lengkap
kota dan kode pos
Dengan hormat,
Kami telah menerima surat pesanan saudara dengan nomor __________. Sehubungan dengan hal ini, kami menyampaikan permohonan maaf yang sebesarbesarnya karena tidak dapat memenuhi permintaan Anda. Saat ini produkproduk yang Anda pesan sudah tidak diproduksi lagi sehingga kami kesulitan untuk memenuhinya.
Sebagai penggantinya, kami menyarankan beberapa produk dengan jenis dan kualitas yang setara dengan produk yang Anda pesan. Tipe dan spesifikasi produk yang kami maksud terlampir dalam surat ini. Bila tertarik, Anda dapat kembali mengirimkan surat pesanan untuk segera kami tindak lanjuti.
Besar harapan kami untuk dapat terus bekerjasama dengan perusahaan Anda. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Atas perhatian yang diberikan kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
tanda tangan
(nama lengkap)
jabatan
